作為一個(gè)創(chuàng)始人、初創(chuàng)公司顧問和風(fēng)險(xiǎn)投資人，BillTrenchard曾幫幾十個(gè)創(chuàng)業(yè)公司落地，通過高增長(zhǎng)贏得競(jìng)爭(zhēng)。他目前是FirstRoundCapital合伙人。在這篇文章中，他向創(chuàng)業(yè)者和投資人總結(jié)了自己是如何管理時(shí)間的。
首當(dāng)其沖，學(xué)會(huì)學(xué)"不"
這一點(diǎn)非常重要。因?yàn)殡S著公司壯大，你要處理的事也越來越多。你身邊會(huì)冒出無數(shù)人，通過LinkedIn、電子郵件之類約你見面，請(qǐng)你幫忙，甚至?xí)俺鲆晃荒?0年都沒見過的兒時(shí)伙伴，請(qǐng)你將你Facebook上那些有影響力的朋友介紹給他。這時(shí)，你要說"不"。
學(xué)"不"當(dāng)然很難，因?yàn)槟阌蓄w感恩的心，你想回報(bào)，你覺得很多人幫過你，你也應(yīng)該這樣。但是你得有條底線，同時(shí)還要學(xué)會(huì)一些容易說"不"的技巧。
試試下面這個(gè)"拒絕模板"，它適用大多數(shù)情況。我第一次從一位企業(yè)家兼投資人那里聽到這個(gè)東西，它幫我節(jié)約了無數(shù)時(shí)間，并減輕我的焦慮。舉個(gè)例子：
"HiBill，很開心收到你消息，愿你一切都好。目前我公司剛剛起步，發(fā)展還不錯(cuò)，但面對(duì)遠(yuǎn)期目標(biāo)，我仍有很大壓力。我會(huì)參與一些圈內(nèi)社交，但近期我可能不太方便。祝好！--Josh"
用這個(gè)方式，對(duì)那些你不想浪費(fèi)時(shí)間精力的事做統(tǒng)一回復(fù)。你要用誠(chéng)懇態(tài)度告訴對(duì)方目前你實(shí)際狀況，不要把事情搞得模棱兩可。
而有自己"拒絕模板"后，你可以對(duì)任何推銷人士說"不"。在不需要融資時(shí)，對(duì)那些投資邀約說"不"；投資人介紹各種各樣的人給你，你也不必跟每個(gè)人都見面；董事會(huì)成員任意提出請(qǐng)求，你也不必每個(gè)都點(diǎn)頭答應(yīng)。包括LinkedIn上信息、長(zhǎng)久失聯(lián)的朋友要求見面等等諸如此類，立刻為每個(gè)此類事情寫個(gè)拒絕模板。
第二步：做"電郵達(dá)人"
我特別向那些還沒用過SaneBox的人介紹這個(gè)軟件。我很愛用，因?yàn)樗?jiǎn)單，幫我節(jié)省很多時(shí)間。它就有點(diǎn)像谷歌優(yōu)先項(xiàng)郵箱，設(shè)立一個(gè)群發(fā)郵件文件夾，把所有群發(fā)郵件從收件箱分出，所有你不想親自查閱的郵件，你永遠(yuǎn)都看不見。
我認(rèn)識(shí)的許多CEO，在清空收件箱方面都是高手。想想郵局如何分信：會(huì)把信拿起來左看右看，然后來來回回斟酌每一封嗎？這種做法真讓人崩潰，但恰恰是大多數(shù)人處理郵件的方式。我觀察到"電郵忍者"們通常用三種方法處理：
全天候。一直開著收件箱，郵件收到就立刻處理。但即使你極具責(zé)任心，對(duì)需要深思熟慮的郵件，這種方式可能也有點(diǎn)草率。第二種，批處理。一天集中處理2到4次。第三種，找助理。找個(gè)全天候或虛擬助理幫你分類郵件，標(biāo)記那些需要你親自回復(fù)、重要的郵件。
如果你沒助理，我建議第二種方法，它讓你處理郵件時(shí)集中精力，省出時(shí)間專注其它工作，同時(shí)處理多任務(wù)結(jié)果就是常常每件事都做不好。提升效率的其它辦法還有:裝些如Asana類任務(wù)管理插件，可以迅速將你Email移入移出任務(wù)管理器。
其它經(jīng)驗(yàn)：如果一封郵件你可以2分鐘內(nèi)處理，那就立刻處理掉它，如果時(shí)間需要超過2分鐘，就把它移到任務(wù)管理器。這樣做，你可以學(xué)會(huì)分辨每個(gè)郵件輕重緩急，看郵件也不會(huì)占用大把時(shí)間。最后，可能也是最有效辦法：用TextExpander或其他"快速輸入神器"，將常用內(nèi)容設(shè)置成簡(jiǎn)短字符，輕敲幾下就寫完一封郵件。
第三步：保持精力
過去，我們平均每天走路12英里，現(xiàn)在我們天天坐著。但久坐不動(dòng)危害堪比吸煙。科技工作者每天平均坐9.3小時(shí)，比睡覺都長(zhǎng)，但是生命在于運(yùn)動(dòng)，下面有三個(gè)放松小技巧：
7分鐘鍛煉法。《紐約時(shí)報(bào)》曾報(bào)過這個(gè)方法，在7分鐘里做12個(gè)動(dòng)作，這種方法科學(xué)且有用；第二，步行會(huì)議。幾乎所有人都會(huì)有一對(duì)一會(huì)議，可以用散步替代坐在辦公司或咖啡館；第三，使用站立式辦公桌。現(xiàn)在許多公司都批準(zhǔn)這類請(qǐng)求，它已被證實(shí)可以有效降低心臟病和癌癥，并可以提高士氣保持頭腦清醒。如果你公司允許移動(dòng)辦公，試試它。
保持健康不光指身體健康，更包括心理健康。我們都知道睡眠規(guī)律，知道深度睡眠和REM周期的重要性，但常常忽略個(gè)人每天睡眠規(guī)律，要利用好每個(gè)人的"上升周期"，你應(yīng)該像個(gè)運(yùn)動(dòng)員一樣建立一套自己的計(jì)劃表，把全天最有效率的一兩個(gè)小時(shí)，花在你認(rèn)為最重要的三件事上。
典型CEO通常把上午時(shí)間花在最需創(chuàng)新的事上。調(diào)查表明：實(shí)際上大多數(shù)人也是上午最具創(chuàng)新意識(shí)；而處理郵件、站立會(huì)議則被排后，然后每天最后時(shí)間，還是安排處理郵件。
注意，每?jī)杉轮卸荚撚行菹r(shí)間，以便你做每件事時(shí)可以專注。另外非常重要：當(dāng)你休息時(shí)，你就真的是在休息，比如找個(gè)人聊天，聽聽音樂放松，做點(diǎn)跟工作無關(guān)的事。
第四步：制作"執(zhí)行手冊(cè)"
每件你做過超過三次以上的事，把它詳細(xì)過程記錄下來，然后制作成一本你可以移交給其他人的執(zhí)行手冊(cè)，這樣其他人就可以按你想法執(zhí)行。盡量制作詳細(xì)、不要讓他人拿著它一而再、再而三問你下一步該怎么做，或是下一步負(fù)責(zé)人該找誰。
這其實(shí)也是Uber迅速擴(kuò)張的原因。Uber在美國(guó)70個(gè)城市迅速發(fā)展并占領(lǐng)市場(chǎng)，他如何做到的？使用執(zhí)行手冊(cè)！在每個(gè)城市擴(kuò)張時(shí)，他們都有每個(gè)城市單獨(dú)的執(zhí)行手冊(cè)，每個(gè)不同城市做小范圍差別調(diào)整。每擴(kuò)張一個(gè)城市，他們都實(shí)踐、檢驗(yàn)并記錄到執(zhí)行手冊(cè)。現(xiàn)在，他們只需按這份完整的手冊(cè)執(zhí)行，就像一把"萬能鑰匙"。
熱衷創(chuàng)新的人都愛記錄，但對(duì)初創(chuàng)公司，僅僅記錄不夠，我所見過發(fā)展最成功的創(chuàng)業(yè)公司，都是早早就系統(tǒng)化自己日常行為和核心產(chǎn)品，讓他們?cè)诎l(fā)展中成為一種習(xí)慣。
第五步：從外部會(huì)議獲益
你花了多少時(shí)間去見那些對(duì)你企業(yè)很重要的人，卻沒辦法增進(jìn)你們之間關(guān)系？這些人，可能是生意發(fā)展伙伴或是一位客戶。為打破這種僵局，您需要了解他們的專業(yè)挑戰(zhàn)。如果你不知道，就去問。假設(shè)你在一個(gè)B2B環(huán)境，你客戶的客戶要求是什么？你又能幫他做點(diǎn)什么？我們中有多少人可以列出：我們客戶要面對(duì)的專業(yè)挑戰(zhàn)的前三位？
所以要真正從各類見面中有所得，你就必須在私人和專業(yè)間搭一座橋。它沒必要深?yuàn)W，簡(jiǎn)單得甚至可以是問問他們接下來的假期準(zhǔn)備去哪里旅行。當(dāng)他們回答這些問題時(shí)，你要記錄一下，也就是說：你要?jiǎng)?chuàng)造機(jī)會(huì)在會(huì)議之外深入了解這個(gè)人。如果談到單車騎行，你可以給他發(fā)一些很棒的單車騎行路線，這會(huì)帶來變革性不同。
第六步：合理規(guī)劃內(nèi)部會(huì)議
初創(chuàng)公司每天都有無數(shù)會(huì)議，會(huì)開的多，收獲卻很少。我認(rèn)為最該砍掉的會(huì)議就是匯報(bào)狀況的會(huì)，你不需團(tuán)隊(duì)時(shí)刻匯報(bào)進(jìn)展，把這些情況寫進(jìn)GoogleDoc，每周發(fā)給大家閱讀即可。
同時(shí)做出決議前，永遠(yuǎn)不要離開會(huì)議。也包括決策會(huì)議時(shí)，迅速作出可逆決定，初創(chuàng)公司大多數(shù)決策是可逆的，但我們花太多時(shí)間思考這些。請(qǐng)將正確的數(shù)據(jù)和正確的人聚集起來，自然就可以得出正確決議。
所有決策會(huì)議都該如此，除非這是一個(gè)不可逆決議。多花點(diǎn)時(shí)間在這些不可逆決議上，多跟你指導(dǎo)者和董事們溝通。作為初創(chuàng)公司，你最大優(yōu)勢(shì)就是規(guī)模不龐大，轉(zhuǎn)變起來很快。
第七步：找個(gè)助理
科技偉大之處是讓我們更有效率，但它也有限，你應(yīng)該找個(gè)助理幫你，無論是辦公室還是遠(yuǎn)程都可以。TaskRabbit類遠(yuǎn)程助理雖然可以幫你分類任務(wù)，但不知道你在想什么也無法替你做決定。
所以如果有可能，雇一個(gè)全職助理，效果會(huì)超乎你想象。助理除了能根據(jù)你行為，判斷你想法代你做決定外，還能幫你分擔(dān)其他事情。
如果你沒法雇用全職助理，試試虛擬助理，市面上有很多便宜的虛擬助理服務(wù)，比如Prialto，它們可以替你處理很多事，比如訂購(gòu)、寄送禮物、還有聽寫功能、安排會(huì)議等。
特別是聽寫功能。這個(gè)功能非常有效，絕不該被低估。我建議你下載一個(gè)叫Voxie的App。你只需對(duì)它說，"請(qǐng)寫封Email給Chris"，然后接著說內(nèi)容："你好Chris，很高興早晨與你見面，謝謝你抽空過來。"這位虛擬助理可以輕松做出語音記錄，當(dāng)你打開收件箱，你會(huì)看到這些語音已被整理成文字草稿，你只需輕輕一點(diǎn)發(fā)送出去。
會(huì)議后的跟進(jìn)工作影響很大，但請(qǐng)問你多久才會(huì)去做？現(xiàn)在，你可以用語音記錄，會(huì)后立即起草。
第八：給你團(tuán)隊(duì)成員一臂之力
我最近跟一位效率極高的CEO聊天，他信奉"行走式管理"。這模式和它名字一樣，他每天就在辦公室來回走，跟團(tuán)隊(duì)內(nèi)成員一對(duì)一或小團(tuán)體交談，他問：是什么阻止了你工作進(jìn)展？你困難是什么？這些是我能幫你突破的瓶頸或障礙嗎？怎樣的資源或方法可以快速推進(jìn)你工作？
我建議你問問你團(tuán)隊(duì)成員這些問題，然后幫他解決。如果你想讓他們高效，你就得自己高效，在他們需要時(shí)提供及時(shí)幫助。快速反應(yīng)是其中一個(gè)關(guān)鍵，你還可以用AwayFind批處理和處理有緊急請(qǐng)求的郵件，當(dāng)有人發(fā)你一封高優(yōu)先級(jí)郵件，你可以馬上得知。
很多時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)員工很容易就"卡"住。他們會(huì)為部署新功能或給重要人物發(fā)郵件緊張，會(huì)為修復(fù)一個(gè)小小Bug揮汗如雨，卻忽略掉整個(gè)大項(xiàng)目已經(jīng)由此停滯！當(dāng)這類事阻礙他們工作進(jìn)展，你該問的最好問題是：這個(gè)錯(cuò)誤會(huì)帶來多少損失？如果200萬人里只有兩個(gè)人認(rèn)為這個(gè)新功能不完美，你根本就沒必要浪費(fèi)時(shí)間在修復(fù)Bug上。如果你是一個(gè)管理者，這些地方才是你最該花的時(shí)間。
實(shí)際上，80/20法則適用任何事，80%時(shí)間該被花在重要事情上，其余20%花在瑣事上。停止尋找完美，許多初創(chuàng)公司雇員，特別是技術(shù)人員喜歡萬事追求完美，但這并不是你作為CEO該追求的，速度才是。如果你掌握了如上技巧，可以將你70%時(shí)間最大化利用，你會(huì)在開會(huì)及看郵件方面省力不少。更重要的是，你可以將省下時(shí)間放在領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，鼓舞人心、談判生意及改變世界上。
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